Plötsligt har hösten gått och snart är det jul. Många av er undrar förstås hur arbetet med FGS:er går. Här kommer lite information om vad vi jobbar med nu.
Vi arbetar med att gå igenom de förslag som projektet eARD har tagit fram och för in ändringar som har kommit in via remissinstanser och via de tester som delprojekt 7 (DP7) har genomfört. Vi färdigställer FGS Paket, FGS Ärendehantering samt FGS Personalsystem så att dessa kan fastslås och publiceras i en första version. Beslut om dessa FGS:er tas när de har färdigställts även om det inte har hunnit tillsättas något förvaltningsråd. Förslagen finns publicerade på Riksarkivets webb (länk). Ett förvaltningsråd beräknas kunna tillsättas under första kvartalet 2015. Rådet som kommer att bestå av representanter från olika myndigheter, kommuner och landsting kommer att besluta om utveckling av ytterligare FGS:er.
Frågor och svar
Vi informerar om vårt arbete på konferenser samt via webben och via nyhetsbrev. Frågan har på senare tid fått en del uppmärksamhet – inte minst genom priset eDiamond Award som delades ut under eFörvaltningsdagarna. Att vi tilldelades priset är mycket glädjande samtidigt som det har inneburit önskemål om deltagande i olika arrangemang, samt fler frågor att besvara. Vi har därför valt att lägga ut några av de vanligaste frågorna och svaren på webben, riksarkivet.se/fgs-earkiv.
Resurser
Under hösten har FGS-funktionen bemannats av 1,5 person. Rekrytering av ytterligare en tjänst beräknas komma i gång under januari 2015, och under perioden december 2014 t.o.m. maj 2015 kommer funktionen att förstärkas med resurser motsvarande en halv tjänst. På så vis kan arbetet med de första FGS:erna påskyndas.
Samarbetet med SSC
Statens servicecenter (SSC) har tillsammans med Riksarkivet fått ett regeringsuppdrag att ta fram en tjänst för e-arkiv. Riksarkivets roll i projektet är i korthet att säkerställa att de arkivrättsliga kraven tillgodoses, att bidra med vissa utredningar samt att utgöra ett bollplank för SSC-projektet. Riksarkivet är också representerad i styrgruppen för SSC:s projekt genom Björn Jordell (ordf) och divisionschefen Britt-Marie Östholm. För att hålla ihop Riksarkivets insatser i SSC-projektet har en liten arbetsgrupp bildats inom DOI (Divisionen för offentlig informationshantering).
Något om tjänsten
E-arkivtjänsten ska hjälpa myndigheter att paketera information, ta emot samt att lagra, bevara och drifta e-arkivet. SSC avser även att tillhandahålla tilläggstjänster för exempelvis gallring och arkivredovisning. Vi har tillsammans med SSC kommit fram till att sådana tilläggstjänster inte ingår i regeringsuppdraget som SSC fått tillsammans med Riksarkivet. Det hindrar inte att Riksarkivets ordinarie främjandeinsatser angående exempelvis gallring och arkivredovisning, kan intensifieras för att underlätta pilotmyndigheternas anslutning till tjänsten.
SSC:s tjänst kommer att utgöra ett mellanarkiv, dvs. resp. myndighet behåller ansvaret för informationen till dess att arkivet överlämnas till Riksarkivet. För att åstadkomma en sömlös hantering av informationen – från myndighetens verksamhetssystem, via e-arkivtjänsten till arkivmyndigheten – är det viktigt att Riksarkivets krav identifieras redan från början.
